Sem dúvidas a contratação de espaço pra casamento é um dos itens mais caros e mais cheios de detalhes da lista de contratações pra casamento. É tanta pergunta pra ser feita, tanta coisa pra se certificar antes de contratar e tanto medo de estar fazendo a coisa errada que é normal se sentir insegura. Por isso preparamos uma lista recheada de tópicos que devem ser perguntados, verificados e analisados ANTES de fechar contrato com esse fornecedor tão importante!
O que perguntar ao contratar espaço pra casamento?
1. O que está incluso? - Tem local que aluga somente o espaço, tem local que tem serviço de buffet também. Tem local que tem até DJ e Banda, decoração e bolo. Pergunte tudo que está incluso em cada opção de pacote e tire todas as suas dúvidas antes. Embora essas facilidades de contratar tudo junto sejam uma mão na roda e matem vários coelhos com uma cajadada só, devemos ter muito cuidado: venda casada é ilegal e nenhum fornecedor deve exigir que o pacote tenha obrigatoriamente algum outro serviço incluso. Você pode sim contratar somente o espaço se quiser. A opção de ter vários serviços inclusos é opcional.
2. Horário - Pergunte quando você pode começar a sua festa e quando ela deve terminar. Se há alguma restrição em relação ao barulho (se o espaço for em um local residencial, por exemplo) e até que horas sua banda e DJ podem tocar, e também se correm o risco de ter seus convidados expulsos por conta de horário.
3. Quantas festas no mesmo fim de semana? - Essa pergunta é importantíssima. A gente acaba assumindo que os espaços fazem somente uma festa por dia, mas ás vezes não é assim… Tem lugar que faz festa de manhã e a noite (sim, eu já vi vários) então essa pergunta é importante pra saber quando tempo você terá de festa.
4. Quantas mesas / lotação máxima? - É importante saber o tamanho da sua lista de convidados nesse momento, ao perguntar a lotação máxima do espaço. Aqui o fator decisivo vai ser se vocês conseguem ou não tirar gente da lista de convidados caso o espaço não comporte todos. E daí entra também o bom senso: Se o fornecedor disser que cabem 200 pessoas, dê uma olhada em volta. Quantas mesas você consegue contar? Quantas cadeiras cabem em cada mesa confortavelmente? As mesas estão muito próximas umas das outras? Tem espaço pra dançar? Tem espaço pros garçons transitarem com segurança? A informação do fornecedor + sua avaliação vai ser crucial nesse momento.
5. Opções de montagem da festa: mesa do bolo, pista, etc - Pergunte quais as opções de layout sua festa pode ter: Se o local da pista de dança pode mudar, se a mesa do bolo deve obrigatoriamente ficar sempre ali, se as mesas podem ser organizadas de outra forma, se o buffet com as comidas pode ser colocado mais longe da pista, se existe a possibilidade de montar um espaço kids ou um lounge pra descanso, etc. Se a decoração for contratada com o espaço, provavelmente eles terão essas respostas na ponta da língua, e até mesmo fotos de exemplos de layouts diferentes. Se não for contratada com eles, pode ser que seu decorador precise dessas informações pra montar algo pra você.
6. Estacionamento / Valet - Pergunte se o local tem estacionamento próprio. Se não, onde os convidados podem parar o carro? É seguro? Tem valet? Se tiver, é pago a parte pelos convidados ou incluso no preço da contratação? O local do estacionamento é coberto? Cabem quantos carros? Os outros fornecedores como fotógrafo e garçons podem estacionar lá também?
7. Gerador - Sem eletricidade não tem festa. A comida não sobrevive fora da geladeira, a música para, as fotos ficam sem luz e a bebida esquenta. Então, como seu espaço escolhido lida com uma possível falta de energia elétrica? Eles têm gerador próprio? Se não tem, você pode contratar a parte?
8. Conhecer a cozinha - Ninguém parece dar muita importância pra isso, mas é legal você pedir pra conhecer a cozinha. Se o espaço oferecer o serviço de buffet também, é mais uma questão de curiosidade, mas se você for contratar o buffet a parte, precisa saber detalhadamente o que o espaço fornece e o que não fornece. Louças, talhares, pratos, panelas, geladeira, fogões (sim, as vezes é preciso mais de um), copos, gelo, bandejas… Pergunte tudo. Se possível, tire fotos pra mostrar o tamanho do espaço da cozinha para a empresa que for fazer seu buffet. Eles podem precisar ou exigir essa informação antes até de passar um orçamento.
9. Plano B em caso de chuva - Se seu espaço for ao ar livre, é importante pensar num plano B em caso de chuva e mau tempo. Principalmente se todo o espaço for ao ar livre com mesas e cadeiras num gramado, no melhor estilo casamento gringo do Pinterest. Pergunte se o espaço tem alguma opção ou se é possível contratar algo a parte pra ser montado no dia do evento.
10. Local pra se trocar - Se a sua cerimônia for feita no espaço contratado, e você ou o noivo optaram por não fazer o dia da noiva ou do noivo, é legal dar uma olhada no local onde vocês vão se arrumar, e perguntar se esse local recebe algum tipo de decoração no dia. Sim, porque esse será o lugar onde seu making-off será fotografado, e deve ser no mínimo apresentável, certo?
11. Onde guardar presentes e itens pessoais dos noivos? - Ainda tem gente até hoje que leva presente no dia do casamento. Tem as avós e as tias que não têm o hábito de comprar online, tem o convidado de última hora que passou ontem na loja e escolheu algo pra vocês, e tem quem ache que comprar online não tem graça e prefere levar. Vocês precisarão de um local seguro e tranquilo pra guardar esses presentes e também seus itens pessoais: noivos não andam a festa toda com celular na mão, muito menos carteira e documentos.
12. Onde e como os fornecedores comem? - Imagine que vocês terão vários fornecedores transitando na sua festa: fotógrafos e film-makers, dj, banda, garçons, cozinheiros e chefs, valets, limpeza, segurança e etc, sem contar que algumas noivas contratam também monitores pra crianças e photobooth para as lembrancinhas. Daí esse povo todo precisa em algum momento da festa comer, certo? Onde eles comem? Na cozinha? Terão uma mesa pra eles no salão? O custo do buffet para esses profissionais está incluso ou será pago a parte? Eles incluem esse valor nos orçamentos deles?
13. Segurança / controle de convidados - É importante ter um controle de convidados na chegada á festa, e esse controle deve contar com um numero razoável de pessoas pra que não formem filas imensas e demoradas na chegada á festa. Também é importante ter segurança durante todo o tempo de festa e também uma brigada de incêndio.
14. Primeiros Socorros - Cada casal deve preparar o seu kit de primeiros socorros com remédios e alguns itens como band-aids e gazes em caso de necessidade, mas o espaço também deve contar com pelo menos 1 pessoa habilitada a fazer uma ressuscitação ou condução de feridos em caso de emergência.
15. Extintores e Saídas de emergência - Localize onde ficam as saídas de emergência e se elas estão bem localizadas e sinalizadas. Verifique a data da validade dos extintores e se existem um número razoável deles espalhados pelo salão.
16. Revisão dos banheiros e itens funcionais - Pergunte se antes da festa existe a revisão dos banheiros e itens funcionais do espaço. Tem fornecedor que coloca isso em contrato: se algum item não estiver funcionando corretamente no dia da festa, você é ressarcida em uma porcentagem alta do valor pago. No dia da festa o noivo ou alguém de confiança deve fazer a checagem de banheiros e descargas, torneiras, pias, eletricidade e tomadas, e portas eletrônicas junto com um funcionário do espaço. Exija esse checklist no seu contrato.
17. Lounge / Área para fumantes - Nem toda festa é feita de gente que gosta de festa. Têm a vózinha cansada do barulho, tem os fumantes, tem a galera do papo em dia, tem as crianças… No seu espaço tem lugar pra esse pessoal socializar, ou eles ficarão cansados da sua festa e irão pra casa mais cedo? Verifique a possibilidade de montar um local aconchegante e afastado da bagunça pra quem precisar de um tempinho ali.
18. Fraldário e microondas para mamadeiras - Se você terá mamães e papais na sua lista de convidados, pense neles e pergunte como funciona pra esquentar mamadeira e trocar fraldas. Tem lugar que tem fraldário no banheiro feminino, mas lembre-se que não é só mãe quem troca fralda… e a mamadeira, será aquecida na cozinha? E pras mães que amamentam, elas terão um local mais tranquilo pra fazer isso? Pergunte tudo.
19. DVD, som, telão e luzes de balada - Há espaços que disponibilizam esses eletrônicos para os fotógrafos e DJs utilizarem, mas tem local que não. Então pergunte se esses itens estão inclusos no seu pacote e anote a configuração de tudo pra passar para os seus outros fornecedores. Lembre-se de testar os itens junto com o checklist do dia da festa, e de talvez levar um aparelho de DVD extra no caso de necessidade (acredite, eu precisei usar o meu aparelho extra!)
20. Pagamento - Chegamos no momento que mais preocupa e interessa: Como pagar por tudo isso? O espaço faz desconto em pagamento a vista? Parcelamento tem juros? Fechar com outros fornecedores indicados pelo espaço sai mais barato? Fechar no sábado ou domingo é mais barato? Todas as perguntas referentes ao pagamento devem ser feitas assim que vocês decidirem que aquele local é um forte candidato a ser o escolhido. Anote tudo pra não esquecer e peça um cartão de visitas da pessoa que atendeu vocês e deu os descontos ou condições especiais.